Procedury
Procedura nie musi być zniechęcająca. Dobrze przygotowana pomaga, porządkuje obowiązki i eliminuje błędy w rozliczeniach. Tworzę procedury, które realnie wspierają pracowników i księgowych — zamiast dokładać im obowiązków.
Procedura jako narzędzie, a nie dodatkowy ciężar
Procedura, regulamin czy zasady postępowania brzmią jak kolejny obowiązek. To naturalna reakcja pracowników i księgowych. Warto jednak spojrzeć na to inaczej.
Dobrze przygotowana procedura ułatwia życie — a nie je komplikuje. Porządkuje procesy, zmniejsza liczbę błędów i jest namacalnym dowodem dochowania należytej staranności.
To narzędzie, które ma chronić firmę i osoby odpowiedzialne za rozliczenia.
Jakie procedury przygotowuję?
-
procedura KSeF — zarówno od strony zakupowej, sprzedażowej, jak i współpracy z biurem rachunkowym oraz z Klientami,
-
procedura rozliczania podatku u źródła (WHT),
-
procedura podróży służbowych,
-
procedury rozliczania transakcji łańcuchowych w VAT,
-
zasady rozliczania ulgi B+R,
-
procedury dotyczące przerzuconych dochodów,
-
procedury związane z podatkiem minimalnym.
Procedura dopasowana do firmy, a nie odwrotnie
Staram się, aby wprowadzane rozwiązania były adekwatne do możliwości i realiów danej firmy. Nie tworzę obowiązków, których nikt nie będzie przestrzegał. Procedura jest dla ludzi — a nie ludzie dla procedury.
Najlepsze rozwiązania to takie, które firma jest w stanie wdrożyć i stosować na co dzień.
O co najczęściej pytacie?
Procedura KSeF pozwala uporządkować sposób wystawiania i odbierania faktur, określa role, odpowiedzialności i sposób pracy z systemem — zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupów.
Tak. Przygotowuję procedury, które jasno określają, jakie dokumenty trafiają do biura rachunkowego, w jakim terminie, w jakiej formie i kto odpowiada za ich wprowadzanie do KSeF.
W procedurze opisuję zasady wystawiania faktur, liczenia terminów, przekazywania faktur klientom nieobjętym KSeF. Wskazuję co należy zrobić gdy ma miejsce awaria lub niedostępność KSeF.
Przygotowuję zasady weryfikacji kontrahentów zagranicznych, ustalania rodzaju płatności, gromadzenia oświadczeń i dokumentów, a także obowiązki związane z procedurą „pay and refund”.
Nie. Ale przy płatnościach zagranicznych powyżej ustawowych progów firma musi posiadać kompletną dokumentację i wewnętrzne zasady rozliczeń. Procedura ułatwia i wskazuje jakie dokumenty należy posiadać, aby stosować prawidłową stawkę podatku. Co powinien przekazać kontrahent oraz kiedy i jakie deklaracje złożyć do urzędu.
Opisuję zasady delegacji, rozliczania diet, noclegów, transportu, wydatków dodatkowych oraz wymagane dowody księgowe, aby rozliczenia były zgodne z przepisami.
Tak. Ustalam zasady dla delegacji krajowych i zagranicznych, w tym przeliczanie walut, limity kosztów i wymagane dokumenty.
To zbiór zasad określających, jak ustalać miejsce opodatkowania, kto jest odpowiedzialny za transport, jak dokumentować dostawy i jak przyporządkować właściwe stawki VAT w transakcjach wielopodmiotowych.
Nie zawsze są obowiązkowe, ale w praktyce znacząco zmniejszają ryzyko błędów, zwłaszcza przy kontaktach z zagranicznymi kontrahentami.
Ustalam zasady identyfikacji projektów B+R, kwalifikowania kosztów, prowadzenia ewidencji, dokumentowania prac oraz przygotowania rocznego rozliczenia ulgi.
Niekoniecznie. Przygotowuję ją w sposób prosty i dopasowany do rzeczywistych procesów firmy, tak aby była użyteczna również podczas kontroli.
To przepisy dotyczące sytuacji, gdy firma ponosi wydatki na rzecz powiązanych podmiotów zagranicznych. Procedura określa, kiedy takie koszty podlegają wyłączeniu z kosztów podatkowych i jakie dokumenty trzeba gromadzić.
Pozwala jasno ustalić, które koszty należy uwzględnić przy wyliczaniu obowiązków w zakresie przerzuconych dochodów, czy przekroczony został ich próg obligujący do zapłaty podatku, jakie dowody trzeba zebrać i jak unikać ryzyka błędnego podejścia.
To podatek dla firm o niskiej rentowności lub stracie. Procedura obejmuje identyfikację podmiotów objętych podatkiem, sposób obliczania podstawy oraz obowiązki sprawozdawcze.
W wielu przypadkach tak — procedura pozwala ustalić, czy firma spełnia warunki do wyłączeń oraz jak je udokumentować.
Najpierw analizuję sposób działania firmy, potem przygotowuję dokument dopasowany do realnych procesów, a na końcu wprowadzam go w życie i szkolę zespół.
Tak. Dobrze przygotowane procedury znacząco zmniejszają ryzyko sporów i ułatwiają udowodnienie prawidłowości działań firmy.
Tak — często przygotowuję kompletny pakiet obejmujący KSeF, WHT, delegacje, B+R, transakcje łańcuchowe i podatek minimalny w ramach jednego projektu.